湖南涉外经济学院常规事务管理办法
为了使学校常规性工作管理科学化、规范化、程序化，进一步明确工作职责，提高办事效率，制定本办法。
本办法所称“学校常规事务”，是指需有多个部门协同完成、带有常规性和全局性的事务。
学校常规事务通常有由校长或受校长委托的副校长领导部署，必要时可成立领导小组。
承办单位负责学校常规事务的策划与实施。如，拟定并执行工作方案，主持学校常规事务的组织工作，评估并反馈工作绩效。
协办单位根据承办单位制订的工作方案的要求协助开展工作。如，保卫部门负责秩序的维持与交通管理，物业部门负责场地搭建，会场布置，水电保障及其他后勤工作。
凡列入本办法的工作，各单位应按要求自觉组织实施。
一、工作计划与工作总结
（一）每学期寒假或暑假前两周，各部门向党政办提交学期工作总结；新学年开学后根据要求，各部门向党政办提交学年工作计划。
（二）学期工作总结至少包括以下内容：
1．本单位基本情况和基本数据；
2．各项工作的进展情况和工作计划的执行情况；
3．获得的主要成绩和荣誉；
4．取得的主要经验和教训；
5．存在的不足和改进措施。
（三）工作计划至少包括以下内容：
1．现状分析与工作思路；
2．各项工作的奋斗目标；
3．工作的措施与方法；
4．以月或周为单位的工作安排。
二、迎新工作
（一）组织领导
学校成立迎新工作领导小组，校长或党委书记，相关校领导任副组长，各二级学院、处室负责人为组员。
（二）主持与协办
主持单位：学生工作处
协办单位：党政办、教务处、招生就业处、财务处、保卫处、各二级学院、物业公司
（三）工作部署
1．新生入学前两周，主持单位制定迎新工作草案；
2．新生入学前，学工处组织迎新工作部署会议，讨论并通过迎新工作方案，将工作任务分解到各单位；
3．新生报到前，迎新工作领导小组召开迎新工作协调会议，检查各工作小组筹备情况，解决疑难问题。
三、军训及入校教育
（一）组织领导
成立军训工作领导小组，由学校主要领导任组长，分管学工的副校长、分管教学工作的副校长任副组长。领导小组下设军训办公室(设校武装部)，具体负责军训日常工作。
（二）主持与协办
主持：学生工作处、武装部；
协办：党政办、教务处、人力资源处、团委、物业公司。
（三）工作部署
1．军训时间原则上为三周；
2．军训期间开展入校教育。入校教育的内容包括：校情教育、心理健康教育、专业教育、法制教育、大学生活规划教育；
3．军训期间开展军事理论课的教学，由武装部会同学工处、教务处制定教学计划，聘请教师，一般采用大课教学的方式进行；
4．军训开始前两周，学生工作处制订军训工作方案，军训领导小组召开会议，审定军训工作方案，确定入校教育内容，确定入校教育主讲教师名单；
5．军训前一天，各二级学院召开军训动员大会；
6. 军训期间，军训领导小组成员每天至少有一人深入军训现场巡视。
四、新生军训阅兵暨开学典礼
（一）主持与协办
主持：学生工作处、党政办
协办：物业公司、保卫处、团委、各二级学院等
（二）出席人员
全体校领导、各二级学院、各职能部门负责人出席开学典礼
五、田径运动会
（一）组织与领导
学校成立田径运动会筹备委员会，学校主要领导任主任，相关校领导任副主任，各二级学院、各职能部门主要负责人为委员。
（二）承办与协办
承办：教务处、体育学院联合承办；
协办：学生工作处、物业公司、校团委、保卫处、各二级学院、协办。
（三）工作要求
1．运动会时间定于每年的10月底或11月初。每年下学期开学前，承办单位确定竞赛项目，制定竞赛规程，发布竞赛通知，各二级学院选拔运动员；
2．运动会开幕前一个月，召开组委会会议，讨论并通过承办单位拟订的运动会组织方案，明确各单位分工；
3．运动会开幕前三天，召开赛前协调会。
（四）开幕式、闭幕式组织
开幕式、闭幕式由主管教学工作的副校长主持，校长、党委书记或其委托的其他校领导分别致开、闭幕词，宣布运动会开始，全体校领导、各处室第一负责人，各二级学院院长、书记出席开、闭幕式。
六、毕业生供需见面会
（一）承办与协办
招生就业处承办，学工处、物业公司、宣传部、保卫处、党政办、各二级学院协办。
（二）工作要求
1．供需见面会前两周，招生就业处制定供需见面会组织方案，提交供需见面会筹备会议讨论通过；完成对学生应聘技能的培训；
2．供需见面会前2天，根据需要召开协调会议，落实组织工作细节；
3．招生就业处应对供需见面会的后续情况进行深入了解，形成就业形势报告。
七、毕业典礼及毕业生离校工作
（一）主持与协办
1．毕业典礼由教务处承办。党政办、学生工作处、保卫处、各二级学院、物业公司协办；
2．各二级学院组织好毕业典礼后的联谊活动，如：班级合影、师生联欢；
3．毕业生离校工作由学生工作处统筹安排，人事处、物业公司、财务处、保卫处、教务处、团委、各二级学院协助开展。
（二）毕业典礼的组织
1．出席人员：全体校领导，各二级学院、职能部门负责人、导师代表等；
2．毕业典礼前两周，各二级学院将毕业联谊活动方案报教务处；教务处制订毕业典礼筹备方案，编制包括二级学院毕业联谊活动在内的毕业活动安排表，提交毕业生离校工作部署会议讨论。
（三）毕业生离校工作
1．学工处在学生离校前一个月制订毕业生离校工作方案，提交毕业生离校工作部署会议讨论；
2．各部门做好以下毕业生离校工作：
图书馆负责办理清借图书手续；
物业公司负责办理校产家具归还手续；
教务处负责办理毕业证发放及学生证、校徽交退手续；
财务处负责办理毕业生的有关财务手续；
组织部、团委负责办理党团关系转移手续；
招生就业处协助办理毕业生档案和人事代理等相关工事宜。
八、迎接年检
（一）承办与协办
承办单位：党政办
协办单位：各相关职能部门、二级学院等。
（二）工作部署
1．党政办提前一周做好年检工作安排，分解工作任务；
2．各相关二级单位准备年检的有关材料，统一交党政办审核；
3. 学校主要领导作年检汇报，全体校领导、相关职能部门负责人参加年检汇报会。
九、校庆
“逢十”校庆的组织
1．报董事会同意后，学校成立校庆领导小组，学校校长任组长，其他校领导任副组长，各二级学院、处室负责人任组员。领导小组下设校庆办公室及相关工作小组；
2．校庆前6个月，更新校庆专网；
3．校庆前3个月，党政办制订校庆工作草案，提交校长办公会讨论，成立校庆领导小组，正式启动校庆筹备工作。
十、大型节假日安排
（一）每年的“三八”、“五一”、“五四”、“七一”、“十一”、“元旦”等重大节日及传统节日，如上级主管部门有庆祝和纪念要求，则由相关部门于节日前提出活动方案，交主管校长审批后实施。党委宣传部根据节日要求在校内进行适当宣传，营造节日气氛；
（二）清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等法定假放假前一周，党政办发布放假通知，确需值班的部门应及时向党政办、人力资源处提交值班安排；
（三）寒暑假放假前20天，教务、学工、人事、保卫等部门将期末工作安排报党政办，党政办综合各部门信息发布关于放假及假期工作安排的通知。
十一、教师节
（一）原则上由各二级学院组织召开“教师节座谈会”，全体校领导深入各二级学院出席座谈会，主题由学校统一研究决定；
（二）人事处负责座谈会及相关活动的组织安排。
十二、学校对外承办的事务
学校各二级部门以学校名义对外承办各类比赛、会议及其他交流活动，或者以学校名义与校外机构联合举办相关活动，须向分管校领导、校长汇报，在获批同意后，由学校确定的承办部门制订严密的活动组织方案，做好经费预算，经有关领导审核后执行。
十三、附则
本办法由党政办解释，自发布之日起施行。
《湖南涉外经济学院常规事务管理办法（试行）》（湘外经院办字〔2008〕47号）同时废止。