湖南涉外经济学院会议管理办法
第一章 总则
第一条 为规范学校会务管理，提高会议效率，根据《中华人民共和国高等教育法》、《中华人民共和国民办教育促进法》等法规和《湖南涉外经济学院章程》的规定，制定本制度。
第二条 本制度所指的会议包括：校长办公会、工作协调会议、主题性会议和部门会议等。
第三条 学校按照高效、精简、节约的原则组织会议，能合并开会的不分开开会，能开小会的不开大会，能通过口头、书面、邮件沟通解决问题的，原则上不开会。
第四条 会议原则上在校内召开，一般性会议不发文具，不发纪念品，不安排会议餐。须到校外召开会议的，应提交会议方案和经费预算报校长或执行校长批准后方可举行。
第二章 校长办公会
第五条 校长办公会的主要任务是：
1．学习、贯彻、落实党和国家的路线、方针、政策，上级重要文件和会议精神，上级有关领导的重要指示；
2．贯彻落实董事会重要决议；
3．讨论学校发展规划和重大改革方案；
4．审议学校年度预决算方案、年度行政工作计划与总结、学校重要规章制度，报董事会审定；
5．决定学校重大行政奖惩；
6．讨论决定学校机构设置方案和处级以上干部任免；
7．研究决定教学、科研、人事、队伍建设、职称评聘、学生工作、招生就业、财务和资产管理、国内外合作办学和国际交流、后勤服务、大型设备（物资）采购等学校重大事务。
8. 研究、部署学校阶段性重要工作；
9.听取各院系、各行政职能部门和其它有关单位重要工作汇报，答复其请求事项；
10. 讨论其它需要校长办公会议决的事项。
第六条 校长办公会由校长召集并主持。如校长因故不能出席会议，在确定议题后可以委托执行校长主持。
第七条 校长办公会主持人的职责是：
1．确定会议议题；
2．掌握会议进度；
3．做出会议决策；
4．审定会议纪要。
第八条 出席校长办公会的正式成员为校长、副校长以及董事会指定的其他人员。校长办公室主任列席校长办公会。根据工作需要，会议主持人可指定有关部门的负责人在讨论相关议题时列席会议。
第九条 应到人数1/2以上到会方可召开校长办公会。因故未到会的成员，可由会议主持人向其转达会议内容和会议决议，或者由校长办公室起草会议纪要送阅。
第十条 所有提交校长办公会讨论研究的议题须在深入调查研究的基础上拟订预案，必要时可以提请让相关人员列席会议对预案做出说明。除紧急情况外，没有预案的议题原则上不能上会。
第十一条 校长办公会的组织与落实
1．校长办公室负责会议的具体组织工作：确定会议时间、地点，布置好会议场所；除紧急会议外，在会前一天发出会议通知； 根据议题需要印制、分发有关会议材料；对会议的全过程进行详细记录。
2．校长办公室在会后应及时整理会议纪要，由校长审定并印发至校长办公会成员，或经校长同意后发至相关部门；
3．校长办公室负责督办校长办公会各项决策的贯彻落实，并向校长和分管副校长汇报工作进展情况。对未能按期如质执行校长办公会决策的，要下达《督办通知书》、《催办通知书》。
4．校长办公室应及时掌握会议决策在执行过程中可能出现的新情况、新变化。
第三章 工作协调会议
第十二条 工作协调会议是指为贯彻落实董事会、校长办公会的决策决议而召集的协调多个部门开展工作的会议。
第十三条 工作协调会议由校领导召集，参会对象为相关部门负责人及工作人员。召集会议的校领导可邀请其他相关领导与会。
第十四条 工作协调会的主要内容是：
1．传达、贯彻上级文件、会议精神；
2．贯彻落实董事会、校长办公会的决议；
3．协调多个部门部署相关工作,组织各类大型活动、重要庆典、重大竞赛；
4．受校长委托处理其他需要多个部门参与的工作。
第十五条 召开工作协调会前，会议召集人或主要责任单位要制定好工作方案，明确工作职责、时限要求、责任单位或个人，并做好应对突发情况的工作预案。
第十六条 校长办公室或其他会议组织单位要做好工作协调会的记录，并在会后24小时内向召集会议的校领导提交会议纪要草案。所有工作协调会的会议记录、纪要由校长办公室汇总存档。
第四章 主题性会议
第十七条 学校主题性会议主要包括：
1.专题会议。如全校性的教学工作会议、科研工作会议、人事工作会议、学生工作会议、安全工作会议、信息工作会议、各类研讨会以及情况通报会、形势报告会等。
2.群众性会议。如教代会、职代会、运动会、年终表彰大会等。
3.各类庆典。如新生开学典礼、毕业典礼、校庆庆典、纪念性活动。
第十八条 主题性会议至少须有一位校领导牵头，必要时要组建专门的筹备领导小组，领导小组可下设办公室、秘书组、财务组、会务组、联络组、新闻组、后勤组等工作机构。
第十九条 主题性会议原则上由校长办公室总协调，其他有关部门承办或协助组织。专题会议可以由相关行政职能部门负责会务组织工作。重大庆典应通过工作协调会进行部署。
第二十条 各类主题性会议原则上应在年度工作计划中统筹安排，未列入年度工作计划的主题性会议，须经校长办公会研究同意后方能举行。
第二十一条 《湖南涉外经济学院常规事务管理办法》中有明确规定的主题性会议，按照《湖南涉外经济学院常规事务管理办法》的规定执行。
第二十二条 各类主题性会议应做到会前有方案，会后有纪要（总结）。主题性会议的会议记录、会议纪要由会议组织单位负责，并于会后2天内报校长办公室。
第五章 部门会议
第二十三条 学校各二级部门要建立院（处）务会议制度。院（处）务会议由部门第一负责人主持，本部门科级以上干部（含学部系主任、主要党团干部）及其他有关人员参加。院（部）务会议成员原则上不低于5人，并报人力资源处备案。
第二十四条 部（处）会议的主要职责是：
1．拟订部门工作计划、工作总结、经费预算。
2．研究本部门师资、干部队伍建设方案，落实绩效考核，决定本部门内部奖惩。
3．传达和贯彻落实学校和上级部门方针、政策和会议精神。
4．研究部署部门重要工作。
5．决定其他需要集体研究的重要事项。
第二十五条 在全面听取与会人员意见的基础上，部门第一负责人拥有部门事务的最后决定权，并对决策负责。
第二十六条 除院（处）务会议外，各部门要定期或不定期召开全体员工会议、民主生活会议、政治学习会议、业务学习会议。原则上一个学期全体员工会议、民主生活会议不少于1次，政治学习、业务学习各不少于2次。
第二十七条 各部门各类会议均应做好会议记录、会议纪要。会议纪要应会后2天内报校长办公室。
第六章 会议纪律与会议考核
第二十八条 校长办公会实行回避制度，会议讨论与本人及亲属有关的人事、奖惩议题时，本人应主动回避；校长办公会应严格执行保密制度，对尚未公布的会议决策和需保密的会议内容，与会人员不得外泄。
第二十九条 工作协调会、各类主题性会议的与会人员由会议召集人确定，校长办公室下发会议通知。一般性的会议通知主要通过电话、短信发布；重大会议须通过OA系统发布正式的会议通知，明确会议内容和要求，必要时做好会议座次安排。
第三十条 各参会人员必须按时按要求参加会议，不得缺席或安排他人代会，确因特殊情况需请假的，应提前向会议召集人请假，经批准后到校办报备。
第三十一条 会场内严禁吸烟、随意走动、打瞌睡、玩手机、交头接耳，与会人员未经请假不得提前离场。
第三十二条 校长办公室或其他会议组织部门应作好会议的考勤工作，详细记载会议应出席人员，实际出席人员，请假、迟到、早退、缺席人员等。会议出勤情况纳入部门和个人考核。