湖南涉外经济学院行政公文处理办法（修订）
第一章 总则
第一条 为了规范文件管理，根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校公文是学校实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是贯彻党和国家的方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接的工作。
第四条 本办法适用于学校行政及二级单位书面形式的公文处理。校内其他单位公文处理工作可参照本办法执行。
第五条 党政办主管学校公文处理工作，并对各单位公文处理工作进行业务指导。各二级单位负责本单位公文处理工作。
第六条 党政办及各二级单位应设立秘书部门或配备秘书人员负责公文处理工作，提高工作质量和效率。
第二章 公文种类及规则
第七条 我校公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通告
适用于公布校内外有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）规定
适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（八）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十）函
适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第八条 行文应注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第九条 公文的行文关系根据发文单位的隶属关系和职权范围确定。公文按行文方向分为三类：上行文、平行文、下行文。
（一）向上级单位行文，应当主送一个上级单位；如需要其他相关的上级单位阅知，可以抄送；不得越级向上级单位行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。
（二）向下级单位的重要行文，应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
（三）机关各单位在其职权范围内就一些具体业务工作可以向其他单位行文。
（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。
（五）一般情况下，校内各单位均不得对外行文。
第十条 向上级单位请示问题，一般应当一文一事，只写一个主送单位。不在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送上级单位的办公室按规定程序处理，不应直接送领导者个人。
第十一条 对不符合公文格式或行文规则的上报公文，可退回呈送单位。
第三章 公文格式
第十二条 公文用纸采用A4型纸，左侧装订；公文天头（上白边）为37±1mm，订口（左白边）为28±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
第十三条 学校公文一般由版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、附件、成文日期、印章、抄送单位、印制版记等组成。
（一）版头
校行政发文，版头用“湖南涉外经济学院文件”；某些特定的公文可只标“湖南涉外经济学院”。校内各有关单位发布事务性通知时，可使用“湖南涉外经济学院”版头。
版头居中排布，用红色小初号小标宋体字。平行、下行公文的版头位于距版心上边缘25mm处，上行公文的版头，位于距版心上边缘80mm处。
（二）发文字号
由发文单位代字、发文年份和顺序号组成。发文年份、顺序号用阿位伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；顺序号不留虚位（即1不编为01），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。
发文字号位于版头下空2行（以3号仿宋体字的高度为一行，下同）处，左右居中，用3号仿宋体字；上报公文的发文字号居左空1字。
发文字号下方4mm处印一条红色横隔线（粗细不超过1mm，长度与版心宽度相同）。
学校文代字规定如下：
湘外经院字：用于学校重大决定、重要规章制度、工作计划、发展规划的发布及向上级机关的报告、请示；
湘外经院办字：用于学校行政一般性通知；
湘外经院函字：用于对外函件；
湘外经院*字：用于其他职能部门工作范围内的发文，“*”是各职能部门的代字，主要有以下几种：人（人力资源处）、教（教务处）、财（计划财务处）、科（科研处）、学（学生工作处）、招（招生就业办）、保（保卫处）、监（督导办）、评（教学质量监控与评估中心）、职改字（职称改革工作领导小组）、职改办字（职称改革工作领导小组办公室）。
（三）标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题位于横隔线下空2行处，居中排布，用2号小标宋体字；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（四）主送单位
主要受理公文的单位。主送单位名称应当用全称或规范化简称，或者同类单位的统称。
主送单位位于标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字；主送单位之间用顿号或逗号；最后一个主送单位名称后标全角冒号。
（五）正文
公文的主体，用来表达公文的内容。
正文位于主送单位名称下1行处，用3号仿宋体字；文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文一般每面排22行，每行排28个字；文中的数字、年份不能断开回行。
（六）附件说明
公文如有附件应先予说明。说明附件时，在正文下空1行处左空2字用3号仿宋体字标识“附件”二字，其后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字，有序号时标识序号。
（七）成文日期
会议通过的文件，以通过日期为准；领导签发的文件，以领导签发日期为准；联合行文，署最后签发单位领导人的签发日期。
成文日期位于正文右下方，右空4字，用阿拉伯数字将年、月、日标全；年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（八）印章
公文应当加盖发文单位印章。
印章加盖于上距正文1行处，骑年盖月压成文日期。
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（九）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十）报送、抄送单位
报送单位是指除主送单位外的其他需要告知公文内容的上级单位。抄送单位是指除主送单位外的其他需要告知公文内容的下级和不相隶属单位。
报送、抄送单位名称应标注在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。用4号仿宋体字标识“报送”“抄送”二字，后标全角冒号；当抄送机关是并列关系,属于统一系统内的,用顿号隔开；除并列关系外,抄送机关名称不属于同一个层次、类别或范围,用逗号隔开。回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后用句号。
（十一）印制版记
由公文印制单位名称、印制日期和份数组成。
印制单位名称和印制日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印制单位左空1字，印制日期右空1字；印制日期用阿拉伯数字标识，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。秘密公文应在印制日期下右空1字标识印制份数,如“共印240份”。
抄送单位、印制版记下各用一条长度同版心宽度的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
第十四条 除第十三条中的基本组成部分和格式外，有的公文还应包括份号、签发人、印发传达范围。
（一）份号
公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标明份号。
份号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页版心左上角第1行。
（二）签发人
学校上报的公文需标识签发人。
上报的公文中，发文字号与签发人标识于同一行，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（三）印发传达范围
有的公文需注明印发传达范围。
注明印发传达范围，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
第十五条 公文页码用4号半角宋体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十六条 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可以分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
第十七条 除前述“文件式”公文外，实际工作中还经常使用“信函式”公文。“信函式”公文主要用于处理日常事务，其格式除下列特别要求外，均与“文件式”公文相同。
版头用发文单位全称或规范化简称，位于距上页边30mm处，居中排布，用小初号红色小标宋体字。版头下4mm处印一条红色双线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm。首页不印页码。发文字号顶格置于武文线下1行右边缘。发文字号下1行标识公文标题。
第十八条 会议纪要如果有前述“文件式”公文的组成部分，其格式参照“文件式”公文格式。如果是用作公文种类的会议纪要，则可印发“文件式”或“信函式”公文。
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
第四章 发文办理
第十九条 发文办理指制发公文的过程，包括起草、审核、复核、签发、校对、印刷、用印、登记、发送等环节。学校发文原则上通过OA办公系统进行。
第二十条 各单位根据工作需要起草公文，报党政办审核。起草公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，完整、准确地体现发文单位的意图，并同现行有关公文相衔接；
（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的措施、办法切实可行；
（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，文字精练，表述准确；
（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定；
（五）结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”；
（六）公文中的数字，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；
（七）文种、格式使用正确。
第二十一条 起草重要公文应当由单位主要负责人亲自动手或主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关单位意见。
第二十二条 起草公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见，必要时，应由各有关单位会签；如有分歧，应与有关单位会签后报请上级单位协调或裁定。
第二十三条 学校拟发公文须送校办进行审核。审核的重点是：
（一）是否确需行文；
（二）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级单位的指示精神，是否完整、准确地体现了发文单位的意图，并同现行有关公文相衔接；
（三）所提措施和办法是否切实可行，涉及有关单位业务的事项是否经过协调并取得一致意见，应当会签的公文是否已经会签；
（四）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合本办法。
第二十四条 党政办可以对公文文稿进行必要的修改，但对文稿作实质性修改时，则应与原起草单位协商或请其修改。
第二十五条 公文须经领导人审批签发。上行公文由主要领导签发；下行公文或平行公文由主要领导或分管领导签发；联合发文，须经所有联署单位的领导人会签。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若只写姓名，则视为同意。
第二十六条 经领导人签发的公文即可复印。印制公文应当做到准确、及时、规范、保密。
第二十七条 印制的公文经办公室检查无误时，即可用印、登记和发送。用印要清楚、规范，登记、发送要准确、及时。
第五章 收文办理
第二十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。
第二十九条 签收公文应当逐件清点，接收OA系统传送过来的公文，要认真核对正文及附件。如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。签收时一般应以签字的方式给发文方以凭据。
第三十条 收到公文后要将公文标题、密级、发文单位、发文字号、签收日期等情况在专用的登记本上登记清楚，并在公文前附上“公文处理单”，送办公室负责人阅处。学校领导出席会议带回的公文、各二级单位接收到的公文，都须交党政办登记。
第三十一条 办公室负责人要及时、认真阅读收到的公文，并提出办理意见或呈请有关领导阅批。
第三十二条 办公室根据领导批示或授权，按照一定的程序将公文送有关领导传阅、批示或转有关单位办理。传阅公文时要随时掌握公文的去向，避免延误或丢失。
第三十三条 办公室对公文的办理情况要进行督促检查，将催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并及时向有关领导反馈办理情况。
第三十四条 办理机密公文，应当执行保密管理工作有关规定。
第六章 整理归档
第三十五条 公文办理完毕后，各单位要根据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》的有关规定和“谁主办、谁负责”的原则，将公文的定稿、正本和相关材料收集齐全，整理归档。个人不得私自保存应归档的公文。
第三十六条 整理归档要按照《湖南涉外经济学院档案管理办法》和档案管理部门的要求进行，定期向档案管理部门移交；要使归档的公文既能准确反映本单位的主要工作情况，又便于保管和利用。
第三十七条 单位合并时，全部公文应随之合并管理；撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员调离时，应将本人保管、借用的公文进行移交、清退。
第七章 附 则
第三十八条 本办法由党政办解释。
第三十九条 有关党的系统发文，参考此办法执行。
本办法自发布之日起施行。《湖南涉外经济学院行政公文处理办法（试行）》（湘外经院办字〔2008〕46号）同时废止。